So meistern Sie die Hürden des Dokumentenmanagements

Dokumentenmanagement – dieses Thema ist in allen Unternehmen allgegenwärtig. Worauf kommt es an? Jeder muss sich damit auseinandersetzen, insbesondere wenn laut einer McKinsey-Studie 19% der Arbeitszeit mit Dokumentensuche verbracht wird. Es macht keinen Unterschied, ob man selbstständig ist, ein Start-Up oder eine KMU führt. Die großen Konzerne, kommen erst recht nicht um dieses Thema herum.

Dies liegt zum einen daran, dass Dokumente für Unternehmen essentiell und umfänglich vorhanden sind. Zum anderen ist das Dokumentenmanagement auch wichtig, wenn es um zu zertifizierende Managementsysteme geht, z.B. ISO 9001:2015 geht.

Dokumentenmanagement in der ISO 9001:2015

In dem Kapitel 7.5 “Dokumentierte Informationen” werden vielfältige Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem und die dafür notwendigen Dokumente gestellt. Der Begriff Dokumentierte Information umfasst dabei jede Form von Aufzeichnungen, einschließlich klassischer Dokumente wie z.B. Arbeitsanweisungen.

Welche Informationen für die ISO 9001:2015 aufgezeichnet und welche Dokumente erstellt werden müssen, ist nicht der Fokus ist dieses Beitrags. Wir möchten an dieser Stelle darauf eingehen, wie die Dokumente der ISO 9001:2015 gelenkt und verwaltet werden müssen.

Es ist nicht ausreichend, wenn die von der ISO 9001:2015 geforderten Dokumente vorhanden sind. Die Dokumente müssen ebenfalls aktiv verwaltet werden. Dazu müssen die Dokumente angemessen beschrieben, überprüft und genehmigt, sowie innerhalb des Unternehmens gelenkt werden. Die Beschreibung beinhaltet u.a. den Titel, den Autor, das Datum der letzten Aktualisierung, eine Referenznummer sowie eine Versionsnummer. Auch die Änderungen des Dokumentes selbst sollte im Idealfall als Änderungshistorie (Überwachung von Änderungen) verfügbar sein. Die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten erfordert einen Freigabeprozess, der für eine spätere Nachvollziehbarkeit ebenfalls dokumentiert werden sollte. Die Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten selbst, führt also zu einem erheblichen Dokumentationsaufwand.

Sind die Dokumente einmal erstellt bzw. aktualisiert, müssen sie am Ort der Verwendung, also am Arbeitsplatz der Mitarbeiter, in einem angemessenen Format verfügbar sein. Dabei müssen die Dokumente vor Manipulation und versehentlichen Änderungen, ggfs. dem Verlust der Vertraulichkeit sowie unsachgemäßen Gebrauch geschützt sein.

Zahlreiche weitere Managementsysteme wie zum Beispiel die ISO  14001 (Umweltmanagement), ISO  13585 (Qualitätsmanagement für Medizinprodukte) oder die ISO 27001 (IT- Sicherheitsmanagement) stellen ähnliche oder identische Anforderungen an das Dokumentenmanagement.

Diese Anforderungen können Unternehmen vor große Aufgaben stellen. Vielleicht haben Sie es selbst schon einmal erlebt, dass Dokumente als einzelne Dateien auf einem Fileserver hinterlegt wurden. Womöglich sogar mit mehreren Versionen auf einmal und niemand weiß, welches Dokument nun das aktuelle ist.

Revisionierung bringt Ordnung ins Dokumentenmanagement

Eines der größten Probleme für Unternehmen ist eine einheitliche und stringente Versionierung der Dokumente. Ohne Revisionierung können einzelne Version eines Dokumentes nicht eindeutig identifiziert werden. Ohne ausreichend Systematik und Disziplin nehmen die Dokumente mit Ihren Ordnerstrukturen schnell komplexe und/oder chaotische Strukturen an. Dies gilt insbesondere dann, wenn Dokumente durch mehr als eine Person erstellt und bearbeitet werden.

In einem solchen Szenario verwenden Mitarbeiter viel Zeit alleine auf die Suche nach dem richtigen Dokument. Laut einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey & Company verbringen Mitarbeiter rund 19% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen. Das ist ineffizient und kostet richtig viel Geld.

Die Revisionierung und die eindeutige Identifikation der Dokumentenversionen ist gleichzeitig auch die Grundvoraussetzung für einen nachvollziehbaren Freigabeprozess. Eine funktionierende Versionsverwaltung ist bereits die halbe Miete, für die oben genannten Anforderungen der Managementsysteme an die Dokumentenverwaltung.

In einer vollständigen Versionsverwaltung werden im Idealfall auch direkt alle Änderungen der Dokumente für jeden nachvollziehbar protokolliert. Damit den Mitarbeitern ausschließlich die aktuellste Dokumentenversion zur Verfügung steht, sollten alle älteren Versionen eines Dokuments gesammelt und archiviert werden. Auch dieser Punkt stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Ohne eine geeignete Dokumentenmanagementsoftware ist es oft nicht möglich alle veralteten Versionen eines Dokuments zuverlässig aus dem Verkehr zu ziehen und zu archivieren. Falls es notwendig sein sollte, Änderungen wieder rückgängig zu machen, wird durch die Archivierung die Wiederherstellung alter Versionen gewährleistet.

Wie funktioniert die Revisionierung?

Um die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments voneinander unterscheiden zu können werden in der Regel Versionsnummern verwendet. Für die Vergabe von Versionsnummern gibt es kein festes Regelwerk aber die folgende Syntax bietet sich an:

Hauptversionsnummer (Major): Dies ist die erste Zahl der Versionsnummer. Mit der Hauptversionsnummer werden signifikante Änderungen gekennzeichnet, die an einem Dokument vorgenommen werden.

Nebenversionsnummer (Minor): Werden Änderungen oder Erweiterungen an einem Dokument vorgenommen, wird das mit der Nebenversionsnummer sichtbar gemacht.

Revisionsnummer (Patch): Die letzte Zahl der Revisionsnummer kennzeichnet Aktualisierungen oder Korrekturen, die an einem Dokument vorgenommen werden.

Dieser Form der Vergabe von Versionsnummern orientiert sich an dem gängigen Vorgehen in der Softwareentwicklung und bewährt sich auch in der Dokumentenverwaltung. Lesen Sie hier mehr zur Versionierung in der Softwareentwicklung.

FAZIT
Die durchgängige Versionierung von Dokumenten also auch die Freigabe und Lenkung von Dokumenten kann mit viel Aufwand verbunden sein. In solchen Fällen empfiehlt sich die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen und Ihren Mitarbeitern sowohl in der Vorbereitung auf eine Zertifizierung (z.B. nach IS0 9001 oder GMP) als auch bei der Suche nach Dokumenten, viel Zeit sparen. Durch klar strukturierte Prozesse in der Versionierung und Lenkung von Dokumenten können Sie Ihr Unternehmen deutlich effizienter gestalten.

Falls Sie ein Dokumentenmanagementsystem in Erwägung ziehen sollten, dann sehen Sie sich doch auch das an. Dokumentenmanagement von DocuPro an. Wir freuen uns Ihnen unser System vorstellen zu dürfen.

Autor: Philipp Pähler.

Dieser Beitrag wurde erstmalig hier veröffentlicht bei unserem Partner qmBase.